Ein neues Büro ist mehr als nur ein Ort zum Arbeiten – es ist Ausdruck von Identität, Kultur und unternehmerischer Zukunftsvision. Für die Agenturgruppe Serviceplan wurde die Suche nach einem neuen Standort in Mailand zu genau dieser Herausforderung – und zugleich zu einer großen Chance.
combine begleitete 2024 die Standortentwicklung für das neue „House of Communication“ mit dem Ziel, ein Umfeld zu schaffen, das funktional überzeugt und kulturell verankert ist. Das Besondere: Schon in der frühen Phase der Flächensuche wurden die Perspektiven von combines Workplace Strategy und Change Management aktiv eingebunden. Gemeinsam mit unseren Immobilienstrategen entstand damit eine mehrdimensionale Entscheidungsgrundlage.
Der Schlüssel? Ein interdisziplinäres Team, das von Beginn an strategisch, räumlich und kulturell Expertise in das Projekt eingebracht hat.
In einem mehrstufigen Prozess mit dem Mailänder Management wurden ein strategisches Zielbild und Leitplanken entwickelt – wirtschaftlich, kulturell und funktional. Diese enge Verzahnung aller Disziplinen prägte das gesamte Projekt – und wurde zum Fundament für einen Standort, der Serviceplan Italy zukunftsfähig aufstellt.
Die enge Verzahnung aller Disziplinen von Beginn an prägte den gesamten Projektverlauf – und war der Schlüssel zu einem Ort, der Serviceplan Italy in die Zukunft katapultiert.
Im Gespräch berichten Dominik (Immobilienstrategie, Wirtschaftlichkeitsanalyse und Projektmanagement), Katharina (strategische Zielbildentwicklung „Future Work“, Flächen- und Arbeitsweltenkonzept) und Manuel (strategische Zielbildentwicklung „Future Work“, Change-Strategie), wie aus einem Standortprojekt ein gemeinsam erarbeitetes Zukunftsbild wurde – und alle Drei guter Dinge sind, das Serviceplan Italy damit das Fundament für ein neues erfolgreiches Kapitel gelegt hat.
Dominik, du hast das Projekt von Beginn an begleitet. Wie ist es damals überhaupt gestartet?
DOMINIK
Dominik: Die Initialzündung kam tatsächlich aus Mailand selbst. Man war dort aus dem alten Standort herausgewachsen – funktional, aber auch kulturell. Auch die Veränderungen der Arbeitswelt durch die Pandemie stellten das Team vor neue Herausforderungen in Bezug auf Arbeitsweise, Büroflächen und digitale Prozesse. Ich wurde hinzugezogen, um zunächst eine strukturierte Potenzialanalyse für neue Flächen zu erarbeiten.
Was dann folgte, war eine intensive Zusammenarbeit: Beginnend mit einer “Long List” potentieller neuer Standorte reduzierten wir durch einen strukturierten Prozess mit den wichtigsten Parametern auf eine “Short List” von zwei Immobilien. Dabei wurde schnell klar: Es geht nicht nur um Lage und Preis, sondern auch um Identität und um die Frage: wie sieht die Zukunft der Arbeit für Serviceplan Italy aus? Für die finale Entscheidung mussten daher neben den klassischen Immobilienparametern auch die Unternehmensentwicklung und künftige Nutzung mitbetrachtet werden. Und dafür brauchte es weitere Perspektiven.
Und genau da kamen Katharina und Manuel ins Spiel?
KATHARINA
Dominik: Richtig. Wir wollten verstehen, wie die zukünftige Arbeit von Serviceplan Italy aussehen soll. Es ging nicht mehr nur um die Wahl einer Immobilie, sondern darum, kulturelle Passung, räumliche Qualitäten und strategische Ziele miteinander zu verknüpfen. Für Serviceplan Italy war dieses Projekt nicht nur ein infrastrukturelles Vorhaben. Vielmehr sollte mit der Auswahl einer neuen Immobilie, der Planung und Gestaltung des Bürokonzeptes eine zur zukünftigen Arbeitsweise und Anforderungen passende Umgebung gefunden und geschaffen werden, die mehr Zukunft in die Arbeitsstrukturen bringt und eine lebendige Unternehmenskultur unterstützt.
Katharina: Fern von Gedanken an Raum und Fläche haben wir uns im ersten Schritt intensiv mit der Organisation beschäftig. In einer zweiphasigen Workshopreihe mit dem Management Board haben wir ein gemeinsames Zielbild entwickelt, das die Schlagrichtung für das Gesamtprojekt vorgab. Die aufgestellten Leitplanken auf funktionaler, struktureller und kultureller Ebene legten die Basis der künftigen Arbeit im House of Communication Mailand. Noch unabhängig davon, wo diese Arbeit irgendwann einmal stattfinden wird.
Manuel: Unsere größte Stärke lag darin, früh gemeinsam auf das Projekt zu blicken – aus wirtschaftlicher, kultureller und räumlicher Sicht.“ Wir haben schnell gemerkt, dass es nicht reicht, einfach Vorschläge zu liefern. Die Herausforderung war, Serviceplan Italy auf eine Reise mitzunehmen: vom reinen Flächenbedarf hin zu einem Standort, der wirklich zu ihnen passt – funktional, kulturell – der die Marke verkörpert und die Organisation in den Fokus nimmt.
Also ein Beratungs-Dreieck "Strategie-Raum-Kultur"?
MANUEL
Manuel: Genau. Wir haben diese drei Perspektiven von Anfang vereint. Es war kein Beratungsprodukt aus der Schublade – sondern ein gemeinsamer, individueller auf den Kunden und seine individuellen Bedürfnisse abgestimmter Entwicklungsprozess. Wir haben uns intensiv mit den Besonderheiten von Serviceplan Italy befasst: italienische Lebensart, deutsches Mutterunternehmen, lokale Besonderheiten. Dafür war es uns wichtig, gezielt Fragen zu stellen und die Gedanken des Boards, der Partner und Mitarbeitenden über die Geschichte, die Kultur und die künftige Arbeitsweise zu sammeln, um daraus ein von allen getragenes Zielbild und Leitplanken für das neue HoC Mailand zu entwickeln.
Katharina: Wie tickt Serviceplan in Italien? Wen wollen wir begeistern – Mitarbeitende, High Potentials, die Öffentlichkeit? Wie sollen die Kunden das Haus erleben und welchen konzeptionellen Schwerpunkt hat das physische Büro überhaupt? Bei unseren Fragestellungen ging es nie konkret um den Raum. Aber die Antworten wurden die Basis, um den räumlichen Kontext auf einer erst einmal nicht greifbaren Ebene sichtbar machen zu können. Der Strahlkraft. Und somit hatten wir neben der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von Dominik eine Größe, die die Passung einer Immobilie mit der Arbeitsweise, Unternehmenskultur und Marke bewertbar macht.
Serviceplan Italy war ja kein “typisch deutsches” Projekt. Wie seid ihr mit den kulturellen Besonderheiten vor Ort umgegangen?
Manuel: Das war tatsächlich zentral. Wir wurden nicht nur als Fachleute gefragt, sondern auch als Übersetzer zwischen Kulturen – zwischen einer deutschen Holding und einem italienischen Standort mit viel Eigenständigkeit. Daher war es uns wichtig, Vertrauen aufzubauen, intensiv in den Dialog zu gehen und zuzuhören.
Katharina:Wir sind konsequent in unserer Rolle als Berater geblieben. Wir haben Beispiele aus den deutschen und österreichischen Houses of Communication aufgezeigt, den Finger in manche Wunde gelegt, aber immer Spielraum für die italienische Interpretation und Kultur gelassen. So haben wir gemeinsam mit dem Team vor Ort in einem teilweise wilden Mix aus englisch, italienisch und deutsch einen Weg gefunden der „distinctive, the italian way“ wurde. Ein Arbeitstitel, der nicht treffender sein könnte.
Dominik: Das funktioniert nur, wenn man sich auf die Kultur einlässt – in der Kommunikation, in der Geschwindigkeit (und die ist schnell in Italien 😉), im Umgang mit Entscheidungen. combine kann genau das: wir entwickeln Arbeitsumfelder, die Raum, Organisationsstruktur und Unternehmenskultur konsistent kombinieren.
Und wie zeigt sich Serviceplan Italy als Marke in den neuen Flächen in Mailand?
Katharina: Sichtbar und plakativ sind die räumlichen Schlüsselelemente, die wir auch in den neuen Flächen anderer Standorte finden. Die Feinheiten der Marke und Identität der Mailänder zeigt sich vor allem in der räumlichen Interpretation ihrer Haltung. Offenheit und viel Spielfläche in einer doch klaren Struktur. Der sichtbare Einfluss und die Prägung durch die Mitarbeitenden der einzelnen Agenturen bringt die lokale Identität in die Räume. Das ist gelebte Marke und Unternehmenskultur, die schon in der Entwicklung des neuen Workplace Konzeptes durch einen Partizipationsprozess auf Miterarbeiterbene angestoßen wurde.
Manuel: Die Agentur war sehr mutig und hat bewusst auf maximale Flächeneffizienz verzichtet, um ihre Werte zu zeigen und Ihre Überzeugung „Building Best Brand“ im Raum sichtbar zu machen: Gastfreundschaft, Kreativität, Kollaboration. Das Design war dabei Mittel zum Zweck, nicht Selbstzweck.
Dominik: Wir haben geholfen, diesen Ausdruck im Raum zu ermöglichen – und ihn mit funktionalen und wirtschaftlichen Anforderungen in Einklang zu bringen. So entsteht echte Identität, orientiert an den Unternehmenszielen, nicht nur Einrichtung.
Wie erlangt man eine Ausgewogenheit zwischen Konzernleitlinien und lokaler Identität?
Manuel: Die Holding möchte verständlicherweise ein konsistentes Bild über alle Standorte hinweg, aber ohne Dogmen. Unsere Aufgabe war es, beides zu ermöglichen: Klarheit und individuelle Entfaltung.
Dominik: Die Mailänder mussten am Ende selbst überzeugt sein. Nicht durch Vorgaben, sondern durch eigene Erkenntnis. Deshalb war die frühe Einbindung aller Stakeholder so wichtig – und unsere gemeinsame Sprache als Beratende: fachlich fundiert, kulturell sensibel, auf Augenhöhe.
Katharina: Authentizität und klare Kommunikation der Entscheidungen sind hier sicher ein großer Hebel gewesen. Das Management war immer sehr klar, was den gesetzten Rahmen und lokalen Spielraum angeht. So konnten wir die gesetzte Basis an Zielbild und Leitplanken in einem spielerischen Prozess mit den Mitarbeitenden ergänzen. In einer Workshopreihe hatten sie die Möglichkeit Feedback auf funktionaler Ebene zu geben, aber auch einen Raum pro Agentur komplett individuell zu gestalten. Wir sind als Berater:innen gemeinsam mit der lokalen Innenarchitektin in eine klare Dienstleister-Rolle getreten, um die Ideen und Wünsche der Mitarbeitenden bestmöglich umzusetzen. Über diesen Weg konnten die Mitarbeitenden schon während dem Prozesse das Haus zu ihrem Haus machen.
Was können andere Unternehmen aus diesem Projekt für ihre Vorhaben mitnehmen?
Dominik: Dass es sich lohnt, von Anfang an mit allen relevanten Perspektiven zu arbeiten – nicht erst, wenn Entscheidungen schon gefallen sind. Nur so entstehen fundierte, kulturell passende und zukunftsfähige Standortentscheidungen.
Manuel: Dass die kulturelle Seite kein „nice to have“ ist, sondern entscheidend ist für die Wirkung und Akzeptanz eines Standortes. Sie ist die Grundlage die einen großen und nachhaltigen Sprung in eine erfolgreiche Zukunft erst möglich macht. Um das zu schaffen braucht es dann den passenden Ort und Raum, um ihre Vision umzusetzen.
Katharina:Einfach nur schön machen reicht eben nicht. Wer authentische Orte gestalten will, die Menschen begeistern, muss Design als Prozess und nicht als Ergebnis betrachten. Raum ist immer eine Plattform für Kultur. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.
Bilder: combine, HoC Mailand
