Unsere Zusammenarbeit mit der LMU München für eine effizientere Meetingkultur
Wer kennt es nicht: Die scheinbar unendliche Menge von Meetings, die mehr Fragen aufwerfen, als Antworten bieten. Die allgegenwärtige Frustration über eine unstrukturierte Meetingkultur ist ein Leid, das viele teilen. Doch es gibt Hoffnung, wie das spannende Projekt von vier Studentinnen des Wirtschaftspsychologie-Masters an der Ludwigs-Maximilians-Universität München (LMU) und combine Consulting zeigt.
Im Rahmen des Lehrpraxisprojekts haben sich die Studentinnen drei Monate lang mit den Fragen beschäftigt: Wie können wir Meetings bei combine effektiver gestalten? Welche Meetings sind notwendig, welche überflüssig, und wie unterscheidet sich die Effektivität zwischen digitalen, hybriden und Präsenzformaten. Um Antworten zu finden, hat das vierköpfige Team der LMU diese Fragen durch die Linse der Wissenschaft betrachtet und mit Mitarbeitenden von combine Consulting evaluiert, um passende Handlungsempfehlungen auszusprechen.
Größtmögliche Flexibilität, vertrauensbildende Maßnahme oder aber ungewollte Isolation: Welche Vor- und Nachteile hat welches Meetingformat?
Die Ergebnisse des Projekts zeigen, dass jede Meetingform ihr Für und Wider, aber auch ihre Daseinsberechtigung hat:
Präsenzmeetings fördern Vertrauen und stärken das Wir-Gefühl innerhalb eines Teams, verbessern die Kommunikation und führen zu einer unmittelbaren Wissensvermittlung. Sie tragen zu einer höheren Teamleistung und Zufriedenheit bei, auch die emotionale Erschöpfung bei dieser Meetingform wird reduziert. Allerdings können Präsenzmeetings die Flexibilität von Mitarbeitenden einschränken. Hier kann es passieren, dass der Fokus mehr auf dem sozialen Austausch liegt als auf der Aufgabenbearbeitung.
Hybride Meetings bieten die häufig gewünschte Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und Teamzusammensetzung. Außerdem tragen sie zu Kosteneinsparung durch die reduzierte Reisetätigkeit bei und sind somit auch nachhaltiger. Jedoch führt das hybride Zusammenkommen oft zu Unterschieden zwischen den vor Ort beteiligten und online zugeschalteten Teilnehmer: innen, insbesondere in Bezug auf Vertrauen und Kommunikation. Die aktive und gleichberechtigte Teilnahme aller Anwesenden stellt eine Herausforderung für die Meetingverantwortlichen dar.
Die reine Online-Zusammenarbeit erfüllt natürlich ebenfalls den Wunsch nach mehr Flexibilität und der Fokus liegt hier oft vorwiegend auf der Aufgabenbearbeitung. Der soziale Austausch während des Meetings entfällt, was zu effizienteren Entscheidungsfindung führen kann. Gleichzeitig birgt diese Meetingform auch Risiken, wie verarmte Kommunikation durch die erschwerte Wahrnehmung nonverbaler Signale, einen geringeren Teamzusammenhalt und das Gefühl der Isolation und Vereinsamung im digitalen Raum.
Was bedeuten diese Ergebnisse für unsere Meetingkultur?
Das Team der LMU verdeutlicht anhand seiner Forschungsergebnisse, dass die Wahl des Meetingformats stets sorgfältig überlegt werden sollte und die spezifischen Anforderungen des Teams, die Art der zu erledigen Aufgaben und die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmenden berücksichtigt werden müssen.
Für die Optimierung unserer Meetingkultur gaben uns die Studentinnen folgende Praxis-Tipps mit auf den Weg.
- Präsenzmeetings eignen sich besonders für den Projektanfang und -abschluss, emotionale und kritische Themen sowie Situationen, die Kreativität und intensiven Austausch erfordern.
- Online-Meetings sind zu bevorzugen für Routine-Jour Fixes, kurzfristige Zusammenkünfte vieler Personen oder die reine Weitergabe von Informationen.
Etwas kniffliger wird es bei den hybriden Meetings, die aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sind. Sie erfordern eine besonders sorgfältige Planung im Vorfeld, um die technischen Herausforderungen zu meistern und alle Teilnehmer: innen gleichberechtigt einzubeziehen. Die Studentinnen empfehlen daher:
- die technische Funktionalität des Meetingequipments sowie die Gegebenheiten der Meetingumgebung vor Start zu überprüfen,
- wichtige Rollen wie Moderator: in oder Protokollführer: in zu definieren und eine klare Agenda vorab zu versenden.
- Für online zugeschaltete Teilnehmende ist das Einschalten der Kamera ebenso wichtig wie eine angemessene Akustik.
- Aufgabe der Moderator: in ist es, bei hybriden Meetings auf ein angenehmes Klima zu achten, gestellte Fragen zu wiederholen und den Online-Teilnehmenden den Vorrang bei Wortmeldungen geben, um eine inklusive Diskussion zu fördern.
Hybride Meetings als Verlierer im Ranking der Meetingformate?
Hybride Meetings sind für eine effektive und effiziente Meetingkultur also die Herausforderung. Nicht umsonst gelten sie als das unbeliebte „New Normal“. Ihre Bequemlichkeit und schnelle Verfügbarkeit führen dazu, dass wir sie manchmal vorschnell als Lösung für kurzfristige Planänderungen heranziehen, etwa wenn die Präsenzteilnahme unerwartet nicht möglich ist. Dies geschieht zwar meist in guter Absicht, um nichts Wichtiges zu verpassen oder Verzögerungen im Projekt zu vermeiden. Doch ironischerweise kann gerade die Komplexität hybrider Meetings den gemeinsamen Fokus und den Meeting-Flow beeinträchtigen. In solchen Fällen sollte man auch mal mutig sein, die ursprüngliche Entscheidung für einen Präsenztermin zu respektieren. Bei Bedarf sollte das gesamte Meeting online stattfinden oder eine Neuansetzung bevorzugt werden, anstatt voreilig auf ein hybrides Format umzuschwenken.
Trotz dieser Herausforderung sind hybride Meetings in unserer neuen Arbeitswelt schlicht und einfach die Realität und damit unabdinglich, wenn es gilt, den unterschiedlichen Bedürfnissen von Mitarbeitenden gerecht zu werden. Gerade deswegen sollten wir das Format des hybriden Meetings nicht per se infrage stellen, sondern vielmehr den Fokus darauflegen, wie wir die Attraktivität und Effektivität dieser Meetings anhand der oben genannten Handlungsempfehlungen steigern können. Darüber hinaus sehen wir es bei combine als unsere Aufgabe, unseren Kund: innen dabei zu helfen, ihre Arbeitswelten an die räumlichen, kulturellen und technologischen Herausforderungen im Umgang mit der wachsenden hybriden Meetingkultur anzupassen.
Wir möchten uns herzlich bei den Masterstudentinnen des Studiengangs Wirtschaftspsychologie der LMU München bedanken: für die aufschlussreiche und inspirierende Zusammenarbeit und wünschen ihnen für die Zukunft weiterhin alles Gute!
