Ein neues Headquarter für Beiersdorf. Teil 1
Wie ein Werksgelände zum Campus der Zukunft wird.
Ein Interview mit Martin Krause, Head of Project Management, und Marco Kuhlwilm-Diaz, Senior Consultant bei combine. Teil 1
Die Beiersdorf AG errichtet am Heimatstandort Hamburg-Eimsbüttel eine neue Konzernzentrale nebst neuem Forschungszentrum. Bereits 2014 erhielt combine den Auftrag, das umfangreiche Neubauvorhaben zu begleiten und verantwortet seitdem das nutzerseitige Projektmanagement während aller Planungsphasen. Nach dem Startschuss in 2018 findet das Projekt zum Ende dieses Jahres seinen Abschluss. Die Aufgabenstellung hat sich während dieser langen Laufzeit nicht nur verändert, sondern auch erweitert.
Q: Martin und Marco, sagt doch bitte mal in welcher Funktion ihr für Beiersdorf tätig seid, ob ihr von Beginn an dabei seid und welchen Beratungsauftrag combine über die vergangenen neun Jahre innehatte.
MARTIN
Martin: Ich begleite das Projekt schon seit 2015. Ich bin Projektleiter für die Betreiberorganisation und Projektkoordinator für das Gesamtprojekt auf combine-Seite.
Über den gesamten Zeitraum des Projektes waren bestimmt zehn Kolleginnen und Kollegen involviert, wobei zu Peak-Phasen zeitgleich vier bis fünf Mitarbeitende eingebunden waren.
Unser Beratungsauftrag basiert auf vier Kernfeldern:
1. Projektmanagement, 2. Anforderungsermittlung und Entwurfscontrolling, 3. Nutzer- und Betriebsprozesse sowie 4. Entwicklung eines Workplace-Konzepts samt Belegungsplanung.
Also zum einen sind wir zuständig für das klassische Projektmanagement mit der Unterstützung der allgemeinen Projektorganisation, der Gesamtkoordination und Information, der Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, der Dokumentation sowie für das Qualitäts- und Terminmanagement.
2014, also noch bevor ich Teil dieses Projektes war, wurden Anforderungen ermittelt, um einen Architekturwettbewerb ausrufen zu können, den wir als combine (damals noch unter dem Namen Quickborner Team) nicht nur begleitet, sondern auch komplett durchgeführt haben. Im Nachgang haben wir dann die Anforderungen zusammen mit den Stakeholdern von Beiersdorf geschärft. Dabei ging es um sämtliche Büroflächen und auch um die Sonderflächen. Diese überarbeiteten Anforderungen haben wir an den Architekten kommuniziert und kontrolliert, dass sie auch planerisch berücksichtigt wurden.
Wie sämtliche Prozesse, die auf einem Campus ablaufen, effizient funktionieren können – von Logistikprozessen, Prozessen rund um Food & Beverage, über Konferenzräume und Begegnungsflächen bis hin zum Empfangsbereich und dem Postverkehr, haben wir in einer Vielzahl von Workshops gemeinsam mit den Fachverantwortlichen von Beiersdorf ermittelt.
Unser Hauptaugenmerk lag hier darin, zu überprüfen, wie sich die oben genannten Anforderungen bestmöglich in der Fläche verwirklichen lassen.
Von der Grob- bis zur Feinbelegung haben wir, insbesondere auch in den Büroflächen, alles durchgeplant und mit diesem Part würde ich direkt mal an Marco übergeben.
Q: Welche Dimensionen hat dieses Projekt, also in Bezug auf Menschen, Arbeitsplätze und -fläche?
Martin: In diesem Projekt wurden zwei Standorte zusammengelegt, um Platz für mehr als 3.000 Mitarbeitende zu schaffen. Neben den reinen Arbeitsplatzflächen und den Flächen für Begegnung waren wir auch maßgeblich beteiligt an der Planung der zentralen Sonderflächen.
Dabei war eine besondere Maßgabe, dass der gesamte Verkehr und die innere Logistik auf dem Campus nicht sichtbar, also nicht oberirdisch, stattfinden soll. Es gibt einen großen unterirdischen Ladehof, in dem sämtliche Verkehre – seien es Anlieferungen für Küche, Post oder Gefahrenstoffe und auch die Entsorgung – stattfinden. Alle Gebäude sind unterirdisch miteinander verbunden, sodass auch die Wege zwischen den Bestands- und Neubauten nicht durch die neugestalteten Außenanlagen erfolgen müssen.
Marco: Ursprünglich sind wir mal angetreten, um nur das Headquarter von Beiersdorf, das inzwischen das Gebäude „C.onnect“ ist, neu zu gestalten. Diese Aufgabe hat sich erweitert auf ein „HeadQuartier“, auch Campus genannt. Also eine Fläche mit mehreren Gebäuden, zu denen neben Büro- auch Laborgebäude und eine Parkierung gehören. All diese Bereiche begleiten wir aktiv mit und stellen eine Vernetzung sicher.
Das Bürokonzept haben wir beständig adaptiert und partizipativ durch die Mitarbeitenden begleiten lassen, was ganz wichtig für ein gutes Gelingen dieses Projektes war. Auch dadurch haben wir inzwischen eine volle Akzeptanz erzielen können, was mindestens genauso wichtig ist, wie die Sicherstellung, dass alles Technische läuft. Selten habe ich übrigens so viel positive Resonanz vor, während und nach der Inbetriebnahme erster Flächen erfahren.
Q: Beindruckend! Wie viele Meetings haben in den mittlerweile fast 10 Jahren wohl stattgefunden?
Martin: Wenn man das jetzt so in Summe sieht, ist man ja geneigt zu antworten: „zu viele“ (beide lachen). Wir haben aber immer darauf geachtet, dass die Meetings so kurz wie möglich und so lang wie nötig abgehalten worden sind.
In diesem Projekt hatten wir mit ganz vielen unterschiedlichen Themen und auch Stakeholdern zu tun. Marco hat zum Beispiel gerade die Nutzenden erwähnt, die hinterher in den Flächen arbeiten, aber daneben gibt es ja noch die Bereiche, die für den Betrieb verantwortlich sind.
Wir haben schnell gemerkt, wie extrem wichtig, der Austausch zwischen den Betreibenden und den Nutzenden ist. Und dafür haben wir immer wieder „Räume“ mit Mehrwert geschaffen – diese Vernetzung beider Interessens-Positionen hat letztlich zum Erfolg geführt.
Man muss aber auch noch mal dazu sagen, dass Beiersdorf personell qualitativ sehr gut aufgestellt ist. Teile des Teams, insbesondere im Bereich der Betreiberorganisation, waren und sind viele erfahrene Projektleitende, zum Teil Ingenieure, die quasi tagtäglich mit größeren und komplexen Bestandsumbauten beschäftigt sind. So habe ich diverse Themen primär übergeordnet gesteuert.
Marco: Die Erwartungshaltung seitens Beiersdorf ist hoch und wir freuen uns, sie erfüllen zu können. Um mal Zahlen zu nennen: Ich persönlich habe auf jeden Fall über 1.000 Meetings mitbegleiten dürfen. Wenn ich das detaillierter hochrechne, waren darunter bestimmt über 100 Workshops. Das kann man schön an den Protokollen, die wir erstellen, sehen – die beziffern wir schon seit einer Weile im dreistelligen Bereich.
Daraus kann man ablesen: hoher Partizipationsgrad, viel Dokumentation und dadurch volle Unterstützung für Kommunikation und Kollaboration.
Martin: Also gut, um auch noch eine Zahl zu nennen … Bei unserem wöchentlichen Betreiber-Jourfixe, den ich moderiere und dokumentiere, bin ich mittlerweile bei Protokoll 336 angelangt (Stand Mitte Mai 2023).
Q: Martin, du bist bei combine „Head of Project Management“. Ist der Auftrag für Beiersdorf idealtypisch für das Projektmanagement von combine oder eher außergewöhnlich, was den Umfang und langen Zeitraum des Projekts angeht?
Martin: Mit einer Laufzeit von über 8 Jahren ist dieses sicherlich kein idealtypisches Projekt. Ursprünglich war das Projekt aber auch anders ausgelegt (theoretische Planung im Vorfeld) als es dann gestartet ist. Während dieser langen Laufzeit haben sich viele Prämissen auch einfach geändert. Marco hat die Pandemie angesprochen … Die Ausdehnung der Laufzeit hatte in dieser Hinsicht auch etwas Gutes, denn so konnte Beiersdorf den Wegfall eines ganzen Gebäudes beschließen und „savings“ generieren. Wir haben wesentlich mehr Flächen für Begegnung und Kollaboration geschaffen als ursprünglich geplant. Das Ergebnis bildet eine richtig gute Basis und Zukunft für alle Mitarbeitenden bei Beiersdorf.
Was man aber auch noch mal erwähnen muss: Die Ausschreibung, also die Auslobungsunterlage, auf die wir uns vor 8 Jahren beworben haben, war extrem gut strukturiert. Von Projektbeginn an wurden hier die richtigen Weichen gestellt, die Wichtigkeit der zuvor aufgeführten Beratungsfelder hervorgehoben und entsprechende Budgets bereitgestellt.
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