Multispace-Konzept mit Vorbildcharakter
Hamburg
Location
100
Employees
2023
Project period
2.000 m²
BGF
Das Multispace-Konzept, das im Juni 2021 im Amt 4 der Hamburger Finanzbehörde (FB4) in der Caffamacherreihe eingeführt wurde, hat Vorbildcharakter. Es ist ein zukunftsweisendes Flächen- und Raumkonzept, das hohe Maßstäbe an Funktionalität und Flexibilität setzt und damit eine Pionier-Rolle in der Hamburger Verwaltung einnimmt.
Vor diesem Hintergrund wurde von den Projektverantwortlichen des Amtes 4 der Finanzbehörde schon während der Planungsphase eine spätere Evaluation der neuen Büroflächen avisiert, mit deren Umsetzung combine Mitte 2023 beauftragt wurde. Das Ergebnis bestätigt den Erfolg der Pilotierung und zeigt, wie Behörden New Work-Konzepte erfolgreich umsetzen können.
Das Multispace-Konzepts basiert auf tätigkeitsorientiertem Arbeiten und Desk Sharing und wurde vom Planungsbüro Seel Bobsin Partner gestaltet und umgesetzt.
Für die Einführung des neuen Raumkonzepts hatte combine bereits 2020 eine Anforderungs- und Gebäudeanalyse durchgeführt. Sie bildete die Grundlage für die Belegungsplanung und die Konzeption der neuen Arbeitswelten.
Unser Auftrag: Evaluation der Räume und der Zusammenarbeit
Zielsetzung der im 2. und 3. Quartal 2023 durchgeführten Evaluation war es, im Sinne des Pilotcharakters des Multispace, Stärken und Optimierungspotenziale der Räumlichkeiten und der Zusammenarbeit aufzuzeigen. Auf Basis der gewonnen Erkenntnisse wurden von combine Verbesserungsmaßnahmen in Form von Handlungsempfehlungen abgeleitet, um die Akzeptanz der Beschäftigten weiter zu erhöhen.
Die Evaluation umfasste eine Online-Umfrage, an der 70% der knapp 100 Mitarbeitenden teilnahmen, sowie einen anschließenden Fokus-Workshop mit 13 Teilnehmenden zur Vertiefung und Validierung der Ergebnisse.
Evaluation@combine: Eine dreidimensionale Betrachtung
Die Evaluierung des Multispace-Konzepts von FB4 berücksichtigte drei Dimensionen:
1. Behavior: Verhaltensspielregeln im Multispace und das gemeinsame Verständnis der (Zusammen-)Arbeit
2. Bricks: Diversität von Raummodulen zur Schaffung unterschiedlicher Arbeitsmöglichkeiten
3. Bytes: Technische Infrastruktur, Ausstattung und Möblierung
Das Evaluationsergebnis: sehr positiv
Die Ergebnisse der Umfrage sowie deren Validierung in dem daran anschließenden Workshop zeigen insgesamt bereits eine hohe Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen mit den Räumlichkeiten und der Organisationskultur. Die modernen Räumlichkeiten und die gelebte Duz-Kultur sind bereits jetzt geprägt durch eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, einer aktiven Beteiligung der Mitarbeiter:innen und einer Offenheit für Veränderungen.
Die sehr erfreulichen Ergebnisse bestätigen den Erfolg der Pilotierung und stellen das moderne Modulkonzept als Vorreiter innerhalb der Freien und Hansestadt Hamburg sowie in der gesamten Behördenlandschaft dar.
Bewertung der Ergebnisse und Handlungsempfehlungen
Im Detailblick machen die Evaluationsergebnisse konkrete Erfolge bei den Umbau- und Raumausstattungsmaßnahmen sowie beim begleitenden Kulturwandelprozess sichtbar.
Gleichzeitig zeigen die Ergebnisse Handlungsbedarfe auf, die sich auch durch die Erfahrungen in Folge der Corona-Pandemie entwickelt haben. combine konnte aus den gewonnenen Erkenntnissen konkrete Handlungsempfehlungen für die drei betrachteten Dimensionen ableiten, die von den Projektverantwortlichen des Amtes 4 der Finanzbehörde angenommen und umgesetzt wurden.
Ein Einblick:
Behavior: Mehr Austausch im neuen Multispace-Konzept
Die Ergebnisse zeigen: Kulturell ist das Multispace-Konzept erfolgreich. Die Mitarbeiter:innen beschreiben ihre Zusammenarbeit als wertschätzend, offen und rücksichtsvoll. Darüber hinaus offenbart die Evaluation eine sehr erfreuliche Entwicklung: Die Befragten beobachten durch die räumlichen Veränderungen vor allem eine Intensivierung des abteilungsübergreifenden Austauschs.
Gleichzeitig konnten zwei Bedarfe sichtbar gemacht werden: Im oft vollen und hektischen Arbeitsalltag wünschen sich die Mitarbeiter:innen eine bessere Abgrenzung zu Ruhe und Pause sowie die Möglichkeit für mehr Bewegung und gemeinsame Teamaktivitäten.
Um dem Wunsch nach Ruhe und störungsfreien Pausen gerecht werden zu können, hat combine gemeinsam mit Mitarbeiter:innen der FB4-Projektleitung Vorschläge für eine verbesserte Nutzung der Küchen- und Community-Spaces in den Pausenzeiten unterbreitet.
Darüber hinaus konnte combine auch Empfehlungen entwickeln, wie die beiden Bedarfe bei geringfügigen Veränderungen auch räumlich besser gelebt werden können.
Bilder: Finanzbehörde | Karsten Knocke
Bricks & Bytes
Bricks: „Bibliothek“ mit Loungecharakte und Tischtennis im Besprechungsraum
Die Mitarbeiter:innen bewerten die Vielfalt und Gestaltung der Raummodule insgesamt sehr positiv. Während jedoch einzelne Modultypen wie die Think Tanks gerade für digitale Besprechungen rege genutzt werden und teils sogar zusätzlicher Bedarf besteht, werden andere Module nun gute drei Jahre nach der Planung im Arbeitsalltag nur sporadisch aufgesucht. Das gilt insbesondere für die für Stillarbeit angelegte Bibliothek. Daher wurde ihr Konzept im Zuge der Evaluation weiterentwickelt. Das Grundkonzept eines ruhigen Ortes wurde im Sinne des Wunsches der Mitarbeiter:innen nach Entspannungsmöglichkeiten beibehalten. Die Atmosphäre des Raumes wurde aber aufgewertet und eine gemütliche Lounge-Atmosphäre geschaffen, die zum informellen Austausch und Entspannung einlädt.
Dem Wunsch nach Bewegung wurde darüber hinaus durch Einrichtung eines Raumes mit speziell ausgestatteten Arbeitsplätzen nachgegangen, an denen durch ergänzende Bewegungselemente (u.a. Laufband und Fahrrad) ein aktiveres Arbeiten ermöglicht wird.
Bytes: Hybridität als neuer Standard
Bei der technischen Infrastruktur zeigen sich die disruptiven Veränderungen in der Arbeitswelt in Folge der Corona-Pandemie schließlich am deutlichsten: Der Bedarf an hybriden Ausstattungselementen ist erheblich gestiegen, um die gegebenen Workflows optimal zu unterstützen. Entsprechend wurden die Nutzungshäufigkeit und -art sowie die technische Ausstattung individuell für die einzelnen (Besprechungs-) Räume durch combine evaluiert. So konnten Empfehlungen für eine passgenaue Nachrüstung der Räume mit hybrider Besprechungstechnik abgeleitet werden. Diesen Bedarfen wurde von den Projektverantwortlichen durch die Ausstattung mehrerer Besprechungsräume mit flexibler, hybrider Technik bereits nachgegangen.
